Qu'est-ce-que la gestion électronique des documents (GED)?
Toute organisation que ce soit une entreprise, une administration, un commerce, une association,... dispose d'une multitude d'informations qu'il faut pouvoir facilement trouver et consulter.
Si de plus en plus de ces informations sont constituées de documents numériques, il existe encore beaucoup de documents qui circulent sous forme papier.
C'est pour répondre aux besoins de dématérialiser, classer, trouver, sécuriser et diffuser les documents que les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont proposées.
GED‑en‑ligne est la solution GED la plus facile à mettre en œuvre pour répondre à ces besoins tant pour un grand nombre d'utilisateurs dans une entreprise que pour un petit groupe de travail.
L'expérience de nombreuses années et de nombreux types de mise en place rendent cette solution GED très facile à déployer tant en mode 'web' qu'avec une application windows en réseau local.
Les cas d'utilisation de GED
La GED bureautique
GED‑en‑ligne bureautique permet de traiter tous les documents de type administratif, jusqu'au A3. Les documents peuvent être des fichiers numériques issus d'applications comme les traitements de texte, les tableurs, la PAO mais aussi des documents numérisés -dématérialisés- comme les factures, les bons de commande, les devis, les dossiers médicaux...
La GED technique
La particularité de la GED proposée par GED‑en‑ligne technique est de pouvoir traiter et afficher des documents grands formats, de type plans.
Pour ce type de documents, le suivi rigoureux des évolutions -version, indice, statut- ainsi que leur interdépendance dans le cas d'une gestion de configuration nécessite une structure plus élaborée des données.
Enfin, contrairement à la GED bureautique où la production papier est de moins en moins nécessaire, la GED Technique nécessite la prise en compte de la production papier car la représentation "à l'échelle" reste indispensable : sur un paquebot, lors de la construction d'une centrale électrique ou d'une tour d'habitation... C'est pourquoi il est très important que la production de dossiers de documents soit une fonction intégrée à la solution de GED Technique.
Mise en place d'une GED
Lors de la mise en place d'une gestion électronique de documents, il faut bien recenser les fonctions à couvrir.
Les contenus
Le cœur de la solution concerne les contenus que l'on va conserver dans la solution.
Cela peut être :
- des documents numérisés -dématérialisés- avec un scanner. Il existe des fonctions qui permettent d'associer à l'image du document des attributs définis soit par reconnaissance automatique (OCR), soit par saisie lors de l'indexation,
- des documents dits diffusables, normalisés comme les fichiers PDF,
- des documents dits natifs, créés avec vos applications comme un traitement de texte (doc, docx), un tableur (xls, xlsx), une DAO tel que AutoCAD (dwg); on parle alors de GED dynamique, qui assure la conservation de l'image du document mais aussi de ses données de conception.
GED‑en‑ligne permet de gérer tous ces formats et même d'assurer l'association automatique du natif et de son équivalent diffusable comme DOC/PDF ou DWG/PDF.
L’indexation des documents
Cette phase consiste à attribuer des mots-clés aux documents, à partir de leur contenu. Le plus souvent c'est l'utilisateur qui définit les mots-clés à associer selon un nombre de critères pré-définis.
Il existe dans certaines GED également des fonctions d'indexation automatique qui à partir de données comme les caractéristiques du document -date-champs- ou de son dossier d'origine rendent le travail plus rapide.
GED‑en‑ligne dispose de ces deux modes d'indexation et peut même faire une analyse de l'aspect du document pour par exemple calculer automatiquement son format, le type de contenu (monochrome ou couleur) afin de faciliter sa diffusion ultérieure.
Le partage et la sécurité des documents
Pour rendre l'accès aisé et sécurisé aux documents, une GED doit permettre de définir des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs avec des droits différenciés comme pour la consultation uniquement, l'ajout et la modification, l'administration. Souvent, les profils peuvent être plus détaillés avec des autorisations pour certaines commandes comme l'impression, le suivi des évolutions et changement de statut (workflow). GED‑en‑ligne dispose de toutes ces possibilités et peut s'appuyer sur la gestion d'un annuaire d'entreprise (LDAP).
Les documents doivent être stockés sur un support adapté au volume et au temps d'accès requis. Une date de validité peut être définie afin d'automatiser l'archivage des documents.
Les bénéfices de la GED
Une organisation met en place une solution de GED pour :
- structurer et sécuriser ses informations pour un accès performant et facile,
- dématérialiser les documents papier afin de réduire ou supprimer les espaces de stockage,
- améliorer la qualité des informations documentaires et leur accès,
- permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes documents,
- avoir une traçabilité de l'accès aux données et aux documents comme peut l'imposer la réglèmentation (RGPD),
et cela apporte aux utilisateurs :
- un accès rapide et confortable à l'information,
- des procédures communes pour partager la documentation,
- la garantie que les documents ne pourront être accédés que par les personnes habilitées.
Les plateformes supportant la GED
Les solutions de GED peuvent être proposées sur différentes plateformes avec une interface utilisateur sous windows ou avec une interface au sein d'un navigateur web sur ordinateur, tablette ou smartphone :
- solution hébergée dans le cloud public
- solution hébergée sur un serveur cloud privé
- solution déployée dans l'intranet/extranet d'entreprise
- solution installée en mode client/serveur avec interface windows
- solution monoposte windows
- solution portable, sur DVD, blu-ray, par exemple pour diffuser une Base à un partenaire.
Avec GED‑en‑ligne vous pouvez à tout moment basculer d'une plateforme à l'autre avec la simple copie d'un dossier système!
