LA SÉCURITÉ D'ABORD

LES ATOUTS DE GED‑en‑ligne

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Votre
solution

GED‑en‑ligne est la solution qui répond aux besoins de tout type d'entreprises, collectivités, associations et...

... qui peut être utilisée tant sur Internet que sur vos propres serveurs.

Les documents sont ainsi toujours accessibles et pour toujours, le passage d'un mode de stockage à l'autre n'est pas plus compliqué qu'une copie d'un dossier sur votre ordinateur ou téléphone.

coffre

Sécurité
d'accès

L'accès à GED‑en‑ligne utilise les protocoles les plus fiables, avec la conformité RGPD. Les comptes...

...cryptés permettent de garantir que chaque utilisateur ne pourra consulter que les contenants qui lui sont affectés.

Par ailleurs tous les accès et toutes les opérations importantes sont historisées pour s'assurer du bon usage et afin de pouvoir ajuster la configuration au nombre de connexions.

outils

Adaptation
aux besoins

Bien que la structure des données soit pré-formattée pour chaque type d'utilisation, l'administrateur peut...

...définir simplement ses propres attributs associés aux documents, selon chaque contenant.

Pour accélérer l'indexation et les recherches, des menus déroulants permettent de guider l'utilisateur. Enfin, la recherche par le contenu sur tout type de document facilite l'accès.

param

Droits des
utilisateurs

GED‑en‑ligne permet d'affecter à chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs des droits pour administrer, modifier ou...

...juste consulter les informations. Chaque contenant principal, armoire, peut être défini avec des restrictions d'accès.

Enfin, les documents peuvent être affectés d'un indice et d'un statut, ce qui permet, si l'utilisation le justifie, une gestion rigoureuse des versions de documents.

fusee

Mise en
œuvre

Grâce à son interface utilisateur sobre et facile à prendre en main, grâce à la structure des données prévue dès le premier démarrage...

...l'application est opérationnelle en quelques heures.

De nombreux outils sont accessibles comme les manuels d'utilisation, les vidéos de formation et lorsque cela est nécessaire, GED‑en‑ligne dispose d'un centre de formation pouvant répondre à toute demande spécifique.

support

Support
réactif

GED‑en‑ligne offre l'assistance aux utilisateurs sans intermédiaire. Vos interlocuteurs sont disponibles pour répondre...

...tant au téléphone que par mail, sans délai.



Grâce au module d'assistance en ligne intégré et accessible d'un clic, il est possible d'effectuer un paramétrage ou de former l'utilisateur, sans délai.


Qu'est-ce-que la gestion électronique des documents (GED)?


Toute organisation que ce soit une entreprise, une administration, un commerce, une association,... dispose d'une multitude d'informations qu'il faut pouvoir facilement trouver et consulter.

Si de plus en plus de ces informations sont constituées de documents numériques, il existe encore beaucoup de documents qui circulent sous forme papier.

C'est pour répondre aux besoins de dématérialiser, classer, trouver, sécuriser et diffuser les documents que les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont proposées.

GED‑en‑ligne est la solution GED la plus facile à mettre en œuvre pour répondre à ces besoins tant pour un grand nombre d'utilisateurs dans une entreprise que pour un petit groupe de travail.

L'expérience de nombreuses années et de nombreux types de mise en place rendent cette solution GED très facile à déployer tant en mode 'web' qu'avec une application windows en réseau local.



Les cas d'utilisation de GED


La GED bureautique

GED‑en‑ligne bureautique permet de traiter tous les documents de type administratif, jusqu'au A3. Les documents peuvent être des fichiers numériques issus d'applications comme les traitements de texte, les tableurs, la PAO mais aussi des documents numérisés -dématérialisés- comme les factures, les bons de commande, les devis, les dossiers médicaux...


La GED technique

La particularité de la GED proposée par GED‑en‑ligne technique est de pouvoir traiter et afficher des documents grands formats, de type plans.

Pour ce type de documents, le suivi rigoureux des évolutions -version, indice, statut- ainsi que leur interdépendance dans le cas d'une gestion de configuration nécessite une structure plus élaborée des données.

Enfin, contrairement à la GED bureautique où la production papier est de moins en moins nécessaire, la GED Technique nécessite la prise en compte de la production papier car la représentation "à l'échelle" reste indispensable : sur un paquebot, lors de la construction d'une centrale électrique ou d'une tour d'habitation... C'est pourquoi il est très important que la production de dossiers de documents soit une fonction intégrée à la solution de GED Technique.



Mise en place d'une GED


Lors de la mise en place d'une gestion électronique de documents, il faut bien recenser les fonctions à couvrir.


Les contenus

Le cœur de la solution concerne les contenus que l'on va conserver dans la solution.

Cela peut être :

  • des documents numérisés -dématérialisés- avec un scanner. Il existe des fonctions qui permettent d'associer à l'image du document des attributs définis soit par reconnaissance automatique (OCR), soit par saisie lors de l'indexation,
  • des documents dits diffusables, normalisés comme les fichiers PDF,
  • des documents dits natifs, créés avec vos applications comme un traitement de texte (doc, docx), un tableur (xls, xlsx), une DAO tel que AutoCAD (dwg); on parle alors de GED dynamique, qui assure la conservation de l'image du document mais aussi de ses données de conception.

GED‑en‑ligne permet de gérer tous ces formats et même d'assurer l'association automatique du natif et de son équivalent diffusable comme DOC/PDF ou DWG/PDF.


L’indexation des documents

Cette phase consiste à attribuer des mots-clés aux documents, à partir de leur contenu. Le plus souvent c'est l'utilisateur qui définit les mots-clés à associer selon un nombre de critères pré-définis.

Il existe dans certaines GED également des fonctions d'indexation automatique qui à partir de données comme les caractéristiques du document -date-champs- ou de son dossier d'origine rendent le travail plus rapide.

GED‑en‑ligne dispose de ces deux modes d'indexation et peut même faire une analyse de l'aspect du document pour par exemple calculer automatiquement son format, le type de contenu (monochrome ou couleur) afin de faciliter sa diffusion ultérieure.


Le partage et la sécurité des documents

Pour rendre l'accès aisé et sécurisé aux documents, une GED doit permettre de définir des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs avec des droits différenciés comme pour la consultation uniquement, l'ajout et la modification, l'administration. Souvent, les profils peuvent être plus détaillés avec des autorisations pour certaines commandes comme l'impression, le suivi des évolutions et changement de statut (workflow). GED‑en‑ligne dispose de toutes ces possibilités et peut s'appuyer sur la gestion d'un annuaire d'entreprise (LDAP).

Les documents doivent être stockés sur un support adapté au volume et au temps d'accès requis. Une date de validité peut être définie afin d'automatiser l'archivage des documents.



Les bénéfices de la GED

Une organisation met en place une solution de GED pour :

  • structurer et sécuriser ses informations pour un accès performant et facile,
  • dématérialiser les documents papier afin de réduire ou supprimer les espaces de stockage,
  • améliorer la qualité des informations documentaires et leur accès,
  • permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes documents,
  • avoir une traçabilité de l'accès aux données et aux documents comme peut l'imposer la réglèmentation (RGPD),

et cela apporte aux utilisateurs :

  • un accès rapide et confortable à l'information,
  • des procédures communes pour partager la documentation,
  • la garantie que les documents ne pourront être accédés que par les personnes habilitées.


Les plateformes supportant la GED

Les solutions de GED peuvent être proposées sur différentes plateformes avec une interface utilisateur sous windows ou avec une interface au sein d'un navigateur web sur ordinateur, tablette ou smartphone :

  • solution hébergée dans le cloud public
  • solution hébergée sur un serveur cloud privé
  • solution déployée dans l'intranet/extranet d'entreprise
  • solution installée en mode client/serveur avec interface windows
  • solution monoposte windows
  • solution portable, sur DVD, blu-ray, par exemple pour diffuser une Base à un partenaire.

Avec GED‑en‑ligne vous pouvez à tout moment basculer d'une plateforme à l'autre avec la simple copie d'un dossier système!

PARÉ POUR L'AVENIR

Caractéristiques avancées

multi-ecrans

Convivialité

Une interface 'utilisateur' fruit de 25 ans d'expérience et de la prise en compte de chaque commentaire des utilisateurs

Sécurité

Quelque soit la plateforme, cloud-intranet-client/serveur-portable, les données sont toujours protégées en accès et dupliquées en permanence pour supprimer tout risque

Indépendance

Seule solution du marché à utiliser son propre afficheur sans aucun recours externe: PDF, TIFF, JPEG, ou même DWG, MS-Office, OpenOffice...

Communication

GED‑en‑ligne permet tant l'import en volume de documents que l'export des contenus et des meta données, garantie de liens collaboratifs faciles

Assistance mode INTÉGRAL

Les Services

Configurations économiques

Les Tarifs

Les principales fonctions

Merci d'avoir choisi GED-en-ligne

Les Clients

Depuis 1996, GED‑en‑ligne ou sa version interne DiamantStock est proposée à tout type d'entreprise qui manipule des documents numériques. De la plus grande multinationale qui regroupe tous les documents qualité de production enregistrés en ligne par ses sous-traitants jusqu'à la PME du domaine médical qui conserve tous ses dossiers Patients et Prise en charge, la fidélité témoigne au fil des ans la qualité des services proposés.


Quelles sont les activités concernées?

On trouve les sociétés utilisatrices de GED‑en‑ligne parmi les secteurs d'activité comme les sociétés industrielles, les bureaux Ingénierie et BTP, les administrations et collectivités territoriales, les sociétés prestataires de reprographie, les PME et TPI de tout type, les associations...


 

 

 

 

 

 

 

 

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